（3月17日）霧島市個人情報保護審議会

長谷川史明　会長

稲留隆　委員

植木春生　委員

末吉隆之　委員

河原晶子　委員

満留寛　総務課長

西敬一朗　文書法制グループ長

兒玉侑大　主任主事

本審議会の会議は原則公開とする。

個人情報取扱事務の登録、変更及び抹消等は、妥当である。

ただし、新規登録のうちNo.4992「危険従事者叙勲及び消防庁長官定例表彰（永年勤続功労章）内定事務」は、職員又は職員であった者の個人情報の取扱いであり、霧島市個人情報保護条例第14条第5項第1号に該当するため、個人情報取扱事務の適用を受けない。このことから当該事務の登録は、妥当ではない。

抹消等に関する報告のうち、個人情報の消去が記録されていないものが多く見受けられる。文書の廃棄に合わせて個人情報を含む電子データの抹消も行う必要がある。登録抹消事務を担当する職員個人で電子データを管理するのではなく、庁内で一元的に電子データを管理する仕組みを構築するように推進していただきたい。

市が事務局を担っている外部団体の個人情報は、市とは別の団体として収集しているものであることから、条例の適用を受けるものではないとして、今回抹消した事務があった。一方で、同様の事務について過去に他の部署により個人情報取扱事務に登録されている事務も見受けられる。このような差異を解消するため、庁内での統一的な取扱いを行うべきである。

対象者範囲の変更は、報告の必要があるが、対象者数は毎年変わるものであり、概数を記入すれば良いので、数値の軽微な変更は、特に報告の必要はないと考える。

今回、廃止事務のうちNo.2202「環境保全協会（衛生普及会）各支部」が、市の事務ではないとの理由から抹消されているが、市が事務局を担っている以上、結果的に市が個人情報を保有している。このような市が事務局を担っている外部団体については、個人情報の適正管理について市が責任を持つべきである。

市民、職員双方が個人情報の適正管理の意識を高めていく必要があると考える。

庁内で一元的に電子データを管理する仕組みを構築するように推進していく。

外部団体の個人情報の管理については、庁内で統一的な取扱いを行う。