（3月30日）第2回霧島市個人情報保護審議会

氏名、電話番号及び学業・学歴（所属する学校）の情報が記録され、その件数も2,600件と多いが、当該事務自体は、霧島市個人情報保護条例施行規則（以下「規則」という。）第3条第3項第1号に規定する事務（資料その他の物品若しくは金銭の送付又は業務上必要な連絡のために利用する個人情報を取り扱う事務であって、送付又は連絡の相手方の氏名、住所その他の送付又は連絡に必要な事項のみを取り扱うもの）に該当し、霧島市個人情報保護条例第14条第5項により個人情報取扱事務の登録等に係る規定の適用を受けないものであることから、登録を要しないものであると考えられる。

現時点では、表彰者の氏名、住所、電話番号等の連絡先情報しか収集しておらず、上記アと同様に、規則第3条第3項第1号に該当する事務である。
当該事務については、今後、登録等が必要とされる個人情報取扱事務に該当するに至った場合に改めて登録すれば良いことから、登録を要しないものであると考えられる。

県立図書館に本が返却されれば返却表を保有しておく必要性はないため、当該個人情報を長期間にわたり管理する必要はない。当該個人情報の保存期間は不明であるが、その性格上、当該事務は、規則第3条第3項第2号に規定する事務（1年以内に消去することとなる個人情報のみを記録する公文書を取り扱う事務）に該当し、霧島市個人情報保護条例第14条第5項により個人情報取扱事務の登録等に係る規定の適用を受けないものであると推測されることから、登録を要しないものであると考えられる。
なお、隼人図書館以外の図書館においても同様の事務を登録している場合は、登録の抹消を行う必要があるものといえる。